Rejestracja online w gabinecie — formularz i rezerwacja terminu

Dostępne rozwiązania

Telefon. Numer widoczny w każdej sekcji strony, nie tylko w stopce. Działa w godzinach pracy rejestracji. Pytania o cenę mogą być częściowo obsłużone przez cennik na stronie.

Formularz kontaktowy. Prośba o kontakt, nie rezerwacja terminu. Umożliwia zgłoszenie poza godzinami pracy i osobom, które wolą nie dzwonić. Wymaga ustalonej obsługi zgłoszeń.

Integracja z systemem gabinetu. Rezerwacja wolnego terminu w kalendarzu, jeśli system ma interfejs programistyczny. Wymaga połączenia z grafikiem gabinetu.

Potwierdzenia i obsługa zgłoszeń

Pacjent powinien wiedzieć, czy zgłoszenie dotarło i kiedy może spodziewać się odpowiedzi. Minimum to automatyczne potwierdzenie z informacją o terminie odpowiedzi.

Termin odpowiedzi, na przykład „odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego”, jest regułą obsługi ustaloną przez gabinet, a nie warunkiem każdego modelu rejestracji. Powinna istnieć osoba odpowiedzialna za sprawdzanie zgłoszeń.

Rezerwacja potwierdzana automatycznie nie wymaga ręcznej obsługi każdego zgłoszenia przez recepcję. Ręcznej obsługi wymaga formularz będący prośbą o kontakt. Jeśli nie ma kto go obsługiwać, można pozostać przy telefonie i podać na stronie godziny, w których ktoś odbiera.

Wspólny grafik

Rezerwacja online obok telefonicznej wymaga wspólnego kalendarza, czyli jednego źródła informacji o terminach. Publiczny podgląd wolnych terminów powinien odzwierciedlać rzeczywisty grafik.

Integrację z kalendarzem warto uruchamiać, gdy istnieje jedno źródło informacji o terminach i osoba odpowiedzialna za jego aktualność.

Ryzyka źle skonfigurowanej rejestracji

Brak synchronizacji grafiku. Rezerwacje z różnych kanałów mogą zajmować ten sam termin.

Brak potwierdzeń. Pacjent nie wie, czy zgłoszenie lub rezerwacja zostały przyjęte.

Niespójny status wizyty. Termin widoczny dla pacjenta różni się od terminu w systemie gabinetu.

Zbyt szeroki zakres danych. Formularz zbiera więcej informacji, niż potrzeba do kontaktu lub rezerwacji.

Zakres danych formularza

Formularz kontaktowy powinien zbierać dane potrzebne do oddzwonienia: imię, telefon lub adres e-mail i krótką wiadomość.

Opis dolegliwości to informacja o zdrowiu, czyli dana szczególnej kategorii z art. 9 RODO. W prostym formularzu kontaktowym nie ma potrzeby zbierać powodu wizyty w polu tekstowym. W odpowiednio zaprojektowanym systemie obsługi świadczeń zakres danych wynika z celu i podstawy przetwarzania. Nie gromadź opisu zdrowia bez potrzeby i właściwych warunków.

Numer PESEL i dane do rozliczeń nie są potrzebne do oddzwonienia.

Zgoda na kontakt w sprawie wizyty nie jest zgodą na wiadomości marketingowe. Nie łącz ich w jednym polu formularza.

Lista wdrożeniowa

Numer telefonu i godziny odbierania widoczne bez szukania.

Formularz z ograniczoną liczbą pól i automatycznym potwierdzeniem.

Zdanie o czasie odpowiedzi, na przykład „odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego”.

Integracja z kalendarzem tylko wtedy, gdy istnieje jedno źródło informacji o terminach i ktoś odpowiada za jego aktualność.