Poradniki · 5 min czytania
Rejestracja online działa wtedy, gdy ktoś ją odbiera.
Formularz na stronie i rezerwacja terminu to dwie różne rzeczy, a różnica między nimi kosztuje. Poniżej trzy poziomy, ich realne skutki i warunek, który decyduje o wszystkich trzech.
Trzy poziomy, nie jeden
Telefon. Numer widoczny w każdej sekcji, nie tylko w stopce. Nic nie kosztuje, działa w godzinach pracy i obciąża rejestrację, także pytaniami o cenę, na które mogłaby odpowiedzieć strona.
Formularz. Prośba o kontakt, nie rezerwacja. Łapie pacjenta po godzinach i tego, który nie chce dzwonić, a takich jest coraz więcej. Wymaga jednej rzeczy: odpowiedzi.
Integracja z systemem gabinetu. Realna rezerwacja wolnego terminu w kalendarzu, jeśli system ma interfejs programistyczny. Najdroższa i najbardziej ryzykowna, bo wprowadza drugie miejsce, w którym powstają wizyty.
Warunek wspólny: odpowiedź w 24 godziny
Zgłoszenie bez odpowiedzi jest gorsze niż brak formularza. Pacjent, który napisał i nie dostał nic, nie dzwoni. Zakłada, że gabinet nie działa albo nie chce nowych pacjentów.
Minimum to automatyczne potwierdzenie z terminem odpowiedzi i jedna osoba, która sprawdza skrzynkę codziennie. Jeśli nie ma kto tego pilnować, lepiej zostać przy telefonie i napisać na stronie wprost, w jakich godzinach ktoś odbiera.
U siebie mam formularz z trzema polami i jedno zdanie o dwóch dniach roboczych. Tyle. Wolę obiecać mniej i odpisać, niż zbudować kalendarz, którego nie miałbym kto obsłużyć.
Kiedy rejestracja online szkodzi
Kalendarz z pustymi dniami. Publiczny podgląd wolnych terminów przy słabszym tygodniu pokazuje pustkę. Pacjent czyta to jako brak pacjentów, nie jako dostępność.
Dwa źródła prawdy. Rezerwacja online obok telefonicznej, bez wspólnego kalendarza, kończy się dwoma pacjentami na jednej godzinie. Taki błąd pacjent zapamiętuje dłużej niż każdą zaletę strony.
Formularz bez okrojenia pól. Im więcej pól, tym mniej zgłoszeń. Imię, telefon albo mail, jedno zdanie. Tyle wystarczy do oddzwonienia.
Czego nie zbierać
Powodu wizyty w polu tekstowym. Opis dolegliwości to informacja o zdrowiu, czyli dana szczególnej kategorii z art. 9 RODO. Nie ma powodu, żeby wpadała do zwykłej skrzynki mailowej.
Numeru PESEL i danych do rozliczeń. Do oddzwonienia potrzebny jest kontakt, nie kartoteka.
Zgód „na przyszłe kampanie marketingowe” dołączanych do formularza rejestracji. Zgoda na kontakt w sprawie wizyty to nie zgoda na newsletter.
Minimum, które warto ustawić
Numer telefonu i godziny odbierania widoczne bez szukania.
Formularz z trzema polami i automatycznym potwierdzeniem.
Zdanie o czasie odpowiedzi — konkretne, na przykład „odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego”.
Integracja z kalendarzem tylko wtedy, gdy jest jedno miejsce prawdy i ktoś pilnuje go codziennie. Inaczej to kosztowny sposób na podwójne rezerwacje.
To opis przepisów, nie opinia prawna. Przy sprawie spornej pytaj prawnika — wykonawca strony nie zastąpi radcy.
Co dalej
Rejestracja i formularze jako pozycja w zakresie →
Pytanie do tego tekstu? Napisz na [email protected]. Odpisuję w ciągu dwóch dni roboczych.