Publikacja zdjęć pacjentów — zgody i dokumentacja

Rozpowszechnianie wizerunku

Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Mówi o tym art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Formy pisemnej ustawa nie wymaga, ale pisemna dokumentacja ułatwia wykazanie zakresu zezwolenia.

Zezwolenie powinno być konkretne: na jakie zdjęcia, w jakim miejscu i w jakim celu. „Zgoda na wykorzystanie w celach marketingowych” bez wskazania kanału nie pozwala ustalić zakresu zezwolenia.

Nie każde zdjęcie zębów automatycznie stanowi rozpoznawalny wizerunek. Znaczenie mają identyfikowalność osoby, kontekst leczenia i cel publikacji.

Dane dotyczące leczenia

Zdjęcie dokumentujące leczenie może zawierać informacje o stanie zdrowia pacjenta, czyli dane szczególnej kategorii z art. 9 RODO. Jeżeli pacjent jest możliwy do zidentyfikowania, przetwarzanie takich danych w celu promocji zwykle opiera się na odrębnej, wyraźnej zgodzie.

Zdjęcia RTG, skany i modele cyfrowe mogą należeć do tej samej kategorii, jeśli wiążą się z identyfikowalnym pacjentem. Zezwolenie na wizerunek ich nie obejmuje, bo dotyczy innego celu i innej podstawy.

Dokumentowanie podstaw publikacji

Wizerunek i dane dotyczące leczenia służą odrębnym celom i opierają się na odrębnych podstawach. Dokument powinien je rozróżniać. Liczba pól w formularzu sama nie rozwiązuje wszystkich obowiązków.

Dokumentacja powinna wskazywać: kanał publikacji, rodzaj materiału, cel, datę oraz możliwość wycofania zgody tam, gdzie zgoda jest podstawą. Zgody należy uzyskać przed publikacją, nie po niej.

Rejestr: który przypadek, jaka podstawa, kiedy. Pozwala powiązać każde zdjęcie z podstawą publikacji.

Wycofanie zgody wymaga procedury: usunięcia materiału z publicznych kanałów gabinetu (strona, media społecznościowe) oraz ustalenia, jak postępować z kopiami zapasowymi. Nie da się zagwarantować natychmiastowego usunięcia ze wszystkich niezależnych kopii w internecie, dlatego warto z góry wiedzieć, gdzie materiał jest publikowany i przechowywany.

Anonimizacja i materiały osób trzecich

Zamazanie oczu nie zawsze wystarcza. Jeśli osobę da się rozpoznać po tatuażu, uzębieniu albo wnętrzu w tle, materiał może nadal stanowić wizerunek wymagający zezwolenia.

Zdjęć z banku nie wolno przedstawiać jako własnych wyników leczenia. To wprowadzenie w błąd, niezależnie od licencji na sam plik.

Zdjęcie pracownika w zespole to odrębna sprawa. Wymaga oceny podstawy i celu publikacji, niezależnie od dokumentacji pacjentów.